Come scrivere un progetto per un bando di finanziamento

Ieri i Fabbricastorie, in collaborazione con un’altra associazione, hanno presentato domanda per partecipare a un bando per un progetto europeo.

Si è trattato di una consegna piuttosto faticosa, non solo per alcune oggettive particolarità del bando, ma anche per esserci in parte complicata la vita da soli. Analizzando il percorso con alcuni dei compagni sono venute fuori alcune “regole” da ricordare per altre volte, che vi ripropongo perché, per quanto banali, forse possono essere utili anche a altri (dopotutto noi non partecipiamo a molti bandi ma, tocco ferro per scaramanzia, di solito siamo andati bene).

1. Scrivete subito. Niente potrà mai essere abbastanza ripetuto: appena avete l’idea cominciate a scrivere il vostro progetto. Potete forse produrre una bozza di idea progettuale iniziale, giusto per capire se siete d’accordo (noi scriviamo giochi, quindi per noi è anche un po’ più complesso che per altri) ma appena i confini dell’idea sono sufficientemente definiti, scrivete. Dormirete meglio e di più, soprattutto le ultime notti.
2. Il progetto si scrive sul formulario, non altrove. C’è sempre un formulario da riempire, con i suoi campi, la sua sequenza di informazioni, il suo andamento. Qualunque materiale produciate seguendo un’altra falsariga dovrà sempre essere adattato, e sarà tutto tempo sprecato. Inoltre…
3. … il file che contiene il vostro progetto va scritto col software migliore a disposizione per il formato previsto e solo con quello. Quando scrivo il bilancio dei Fabbricastorie da sottoporre all’Albo del volontariato devo usare un formato .rtf e ho imparato che se lo faccio con OpenOffice mi sballa tutta la formattazione: alla fine lo faccio con Word (in realtà siccome io sono io lo faccio con OpenOffice sacramentando e rimettendo a posto a manina tutta la formattazione, ma occhio! se per un caso poi faccio una modifica con Word la formattazione impazzisce di nuovo e se ti capita la mattina della scadenza la cosa ti dà abbastanza fastidio, quindi il consiglio vale in generale).
4. Non scrivete dall’inizio alla fine. Seguite una logica iterativa, come per la scrittura dei videogame: cercate di completare una piccola sezione, anche se minore, e chiudetela. Fatene un’altra, e un’altra: i difetti del lavoro già fatto cominceranno a emergere, e sarà quello il momento di correggere i pezzi precedenti. E questo vi permetterà di affrontare meglio altre sezioni, e così via.
5. Rileggete. Datevi una scadenza fissa per rileggere da cima a fondo e verificare: altrimenti la logica iterativa di cui sopra non ha senso.
6. Idealmente, se siete un gruppo di lavoro, è molto più efficace una scrittura condivisa. Tecnicamente però ci sono due problemi: uno è che non è detto che gli strumenti abituali di scrittura a più mani (anche semplicemente Google) permettano di importare ed esportare il file del formulario correttamente, e se non siete sicuri è meglio evitare brutte sorprese; in secondo luogo se il gruppo di lavoro non è coeso c’è il rischio di perdere il controllo di quale sia la versione più aggiornata. Una buona alternativa può essere quella di avere un solo file master, gestito da una sola persona, che viene periodicamente fatto girare a tutti con l’indicazione degli ultimi cambiamenti apportati. Le correzioni vengono mandate al redattore unico, che modifica e rilancia.
7. Dopo che avete cominciato a scrivere, rileggere, modificare, riscrivere, rileggere, aggiungere altre sezioni, datevi il tempo di rileggere il bando e i documenti collegati. I bandi non si capiscono del tutto finché non state lì a compilare il formulario (con “bando” intendo anche tutte le linee guida citate, i documenti di riferimento…).
8. Usate largamente la facoltà di porre questioni all’amministrazione che ha bandito il bando, e leggete continuativamente le FAQ.
9. Cominciate a compilare il budget dall’inizio, man mano che chiarite le iniziative che compongono il vostro progetto, e via via modificatelo. Ma (eccezione eccezione) non compilatelo direttamente sul formulario: preparatevi un foglio di calcolo il più possibile dettagliato che vi permetta di aggregare e disaggregare le spese per partner, oppure per tipologia, per macroarea del progetto, e così via.
10. Al momento di mettere in busta, rileggete e ricontrollate tre volte. È la firma mancante sull’ultimo documento che frega. Sulla stessa linea: le cartucce della stampante vanno controllate due giorni prima della stampa definitiva e le carte d’identità o qualunque cosa che debba essere aggiunta verificate in anticipo.

Beh, mi sono venute dieci, che è un numero perfetto, quindi lascio così. Aggiungo però una convinzione personale: normalmente i bandi e i formulari sono fatti, per vari motivi, in un modo che spinge a scrivere fuffa. Tanta fuffa, spesso da ripetere più e più volte: c’è un linguaggio tipico dei progetti che in qualche modo va appreso, e che probabilmente spaventa molte piccole associazioni (peraltro i Fabbricastorie sono piccolissimi). Ma come per altre cose resto convinto che la forza di un progetto la fa prima di tutto la forza con cui è stato pensato e con cui viene proposto. Se questa c’è la fuffa è un male necessario. Ma senza idea tutta la fuffa del mondo non può bastare – o comunque: non basterà a voi, che in fondo è quello che conta. Allo stesso modo: conoscere bene il bando vi servirà per tarare il progetto nel modo migliore anche per ottenere il massimo punteggio che potete raggiungere, ma se scrivete il progetto con l’occhio esclusivo alla tabella dei punteggi la pagherete, presto o tardi.